1. Các hình thức thanh toán khi đặt phòng trực tuyến

Mỗi trang đặt phòng và mỗi khách sạn có thể đưa ra nhiều hình thức thanh toán, ảnh hưởng trực tiếp đến đồng tiền và thời điểm quy đổi.

Hình thức thứ nhất là thanh toán trước toàn bộ trên trang đặt phòng. Trang có thể hiển thị giá bằng tiền Việt nếu nhận diện người dùng tại Việt Nam, hoặc bằng ngoại tệ theo đồng tiền của khách sạn. Khi thanh toán ngay, tỷ giá áp dụng là tỷ giá tại thời điểm đặt phòng, nên bạn biết sớm chi phí của khoản lưu trú.

Hình thức thứ hai là đặt phòng trước nhưng thanh toán tại khách sạn khi nhận hoặc trả phòng. Trang đặt phòng thường hiển thị giá ước tính bằng tiền Việt để tham khảo, nhưng số tiền thực tế sẽ được khách sạn thu bằng đồng tiền địa phương. Khi đó, số tiền Việt bị ghi nợ trên thẻ phụ thuộc vào tỷ giá tại thời điểm thanh toán, có thể cách ngày đặt phòng vài tuần hoặc vài tháng.

Hình thức thứ ba là thanh toán trước một phần làm tiền đặt cọc và phần còn lại tại khách sạn. Hình thức này kết hợp đặc điểm của cả hai hình thức trên, với hai lần quy đổi ở hai thời điểm khác nhau. Ngoài ra, một số khách sạn yêu cầu khoản đặt cọc bảo đảm khi nhận phòng, thường được tạm giữ trên thẻ và hoàn lại sau khi trả phòng. Khoản tạm giữ này cũng được quy đổi theo tỷ giá, nên số tiền hoàn lại có thể chênh lệch nhẹ so với số tiền đã bị tạm giữ.

2. Hiểu về lựa chọn chuyển đổi tiền tệ tại điểm thanh toán

Khi thanh toán bằng thẻ tại khách sạn ở nước ngoài hoặc trên một số trang quốc tế, bạn có thể được hỏi muốn thanh toán bằng tiền Việt hay bằng đồng tiền địa phương.

Lựa chọn thanh toán bằng tiền Việt tại điểm bán ở nước ngoài được gọi là chuyển đổi tiền tệ động. Khi chọn hình thức này, đơn vị chấp nhận thẻ tự quy đổi số tiền sang tiền Việt theo tỷ giá do họ áp dụng, thường bao gồm thêm một khoản chênh lệch. Số tiền hiển thị trên hóa đơn là tiền Việt, giúp bạn biết ngay chi phí, nhưng tổng số tiền thường cao hơn so với khi thanh toán bằng đồng tiền địa phương.

Khi chọn thanh toán bằng đồng tiền địa phương, giao dịch được gửi đến tổ chức thẻ và ngân hàng phát hành để quy đổi theo tỷ giá của họ, cộng phí chuyển đổi ngoại tệ theo biểu phí của thẻ. Với nhiều trường hợp, tổng chi phí của lựa chọn này thấp hơn.

Để kiểm tra nhanh tại quầy, bạn có thể dùng công cụ quy đổi theo chiều USD to VND hoặc theo đồng tiền địa phương trên điện thoại, nhân số tiền với tỷ giá bán ra chuyển khoản tham khảo và cộng phí chuyển đổi của thẻ. So sánh con số này với số tiền Việt mà máy quẹt thẻ đề xuất sẽ cho thấy lựa chọn nào có chi phí thấp hơn.

Chọn đồng tiền thanh toán tại điểm giao dịch ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí đặt phòng.

3. So sánh tổng chi phí và lựa chọn phù hợp

Lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp phụ thuộc vào mức độ chắc chắn của kế hoạch và nhu cầu cố định chi phí.

Khi so sánh giữa các phương án, bạn nên quy đổi tất cả về cùng một đơn vị tiền Việt, gồm:

• Giá phòng sau thuế và phí dịch vụ theo từng hình thức thanh toán

• Phí chuyển đổi ngoại tệ của thẻ nếu thanh toán bằng ngoại tệ

• Điều kiện hủy phòng và hoàn tiền của từng mức giá

Với kế hoạch đã chắc chắn, thanh toán trước giúp cố định chi phí ngay thời điểm đặt phòng, không chịu ảnh hưởng của biến động tỷ giá về sau. Với kế hoạch còn có thể thay đổi, hình thức trả tại khách sạn hoặc mức giá cho phép hủy linh hoạt phù hợp hơn, dù chi phí cuối cùng còn phụ thuộc vào tỷ giá tại thời điểm thanh toán.

Nếu chọn trả tại khách sạn, bạn có thể theo dõi cặp tỷ giá USD/VND hoặc tỷ giá của đồng tiền địa phương trong thời gian chờ khởi hành để ước tính khoản chi và chuẩn bị đủ hạn mức thẻ. Một khoản dự phòng nhỏ cho biến động tỷ giá giúp ngân sách lưu trú luôn đủ.

Khi nhận hóa đơn hoặc sao kê, bạn nên đối chiếu số tiền ghi nợ với giá phòng đã đặt để kiểm tra các khoản phí phát sinh và mức quy đổi đã được áp dụng đúng.

So sánh tổng chi phí theo tiền Việt giúp chọn được phương án đặt phòng phù hợp.

Đặt phòng khách sạn nước ngoài qua mạng có nhiều lựa chọn về đồng tiền và thời điểm thanh toán. Khi hiểu cách mỗi lựa chọn được quy đổi, quy tất cả phương án về tiền Việt để so sánh và chọn hình thức phù hợp với mức độ chắc chắn của kế hoạch, bạn sẽ kiểm soát được chi phí lưu trú ngay từ lúc đặt phòng.